Cara Membuat Chatbot WhatsApp untuk Bisnis: Syarat dan Langkahnya

Membuat chatbot WhatsApp untuk bisnis tidak lagi menuntut tim programmer. Yang dibutuhkan adalah akses resmi ke WhatsApp Business API, sebuah nomor, dan materi yang akan dipakai chatbot untuk menjawab. Berikut urutannya.

1. Pahami jalur resminya

Ada dua produk WhatsApp untuk bisnis. Aplikasi WhatsApp Business dipakai langsung di ponsel dan cocok untuk usaha yang dilayani satu atau dua orang. WhatsApp Business API (kini disebut juga Cloud API) dibuat untuk disambungkan ke sistem lain, termasuk chatbot dan dashboard agen.

Chatbot yang serius berjalan di atas API resmi. Alat yang "menempel" pada WhatsApp Web tanpa izin Meta memang ada, tetapi nomor yang memakainya berisiko diblokir.

2. Siapkan syaratnya

• Akun Meta Business (portofolio bisnis) atas nama usaha Anda.
• Nomor telepon yang bisa menerima SMS atau panggilan untuk verifikasi.
• Nama tampilan yang sesuai dengan nama usaha.
• Situs web atau halaman yang menunjukkan bahwa usahanya nyata, karena Meta dapat meminta verifikasi bisnis.

Nomor yang sedang aktif di aplikasi WhatsApp biasa umumnya perlu dipindahkan dulu sebelum didaftarkan ke API. Tanyakan kepada penyedia Anda cara yang paling aman supaya riwayat dan kontak tidak hilang begitu saja.

3. Kumpulkan materi jawaban

Kualitas chatbot ditentukan oleh materinya. Mulailah dari pertanyaan yang paling sering masuk: harga, cara pesan, ongkos kirim, jam operasional, garansi, dan retur. Tulis jawabannya dengan jelas, atau unggah dokumen yang sudah ada dalam bentuk PDF.

Tidak perlu lengkap di hari pertama. Lebih baik mulai dari dua puluh pertanyaan teratas, lalu menambah materi dari pertanyaan yang ternyata belum terjawab.

4. Susun menu utama

Menu membantu pelanggan yang belum tahu harus bertanya apa. WhatsApp mendukung tombol balasan dan daftar pilihan, jadi pelanggan cukup mengetuk, tidak perlu mengetik angka. Tiga sampai lima pilihan di menu utama biasanya sudah cukup.

5. Tentukan kapan agen turun tangan

Putuskan sejak awal siapa yang menangani percakapan yang tidak bisa diselesaikan chatbot, dan berapa lama batas waktu membalasnya. Tanpa aturan ini, pelanggan yang paling membutuhkan bantuan justru menunggu paling lama.

6. Uji sebelum diumumkan

Minta beberapa orang di luar tim mencoba bertanya dengan bahasa mereka sendiri. Catat pertanyaan yang dijawab keliru atau tidak terjawab, perbaiki materinya, lalu ulangi. Satu putaran uji seperti ini biasanya menutup sebagian besar celah.

Satu hal tentang jendela 24 jam

WhatsApp mengizinkan bisnis membalas dengan pesan bebas selama 24 jam sejak pesan terakhir pelanggan. Di luar jendela itu, bisnis hanya boleh memulai percakapan dengan template pesan yang sudah disetujui Meta. Ini penting untuk notifikasi seperti pengingat atau kabar status.

Kalau tidak ingin mengurusnya sendiri

Di Kiwi Assist, pendaftaran nomor dan penyambungannya dikerjakan tim kami. Anda mengisi materi dan menu dari dashboard, lalu chatbot WhatsApp mulai menjawab. Percakapan yang butuh manusia masuk ke meja agen lengkap dengan ringkasannya.