Contoh Auto Reply WhatsApp Bisnis untuk Berbagai Situasi

Balasan otomatis yang baik membuat pelanggan merasa didengar walaupun belum ada orang yang membalas. Yang buruk terasa seperti tembok. Bedanya sering hanya pada pilihan kalimat. Berikut contoh yang bisa Anda salin dan sesuaikan.

Salam pembuka

• "Halo, terima kasih sudah menghubungi [Nama Usaha]. Ada yang bisa kami bantu? Anda bisa langsung menulis pertanyaannya di sini."
• "Hai! Ini asisten otomatis [Nama Usaha]. Saya bisa bantu soal harga, cara pesan, dan status pesanan. Mau tanya apa?"

Sebutkan sejak awal bahwa yang menjawab adalah asisten otomatis. Pelanggan lebih sabar terhadap bot yang jujur daripada bot yang berpura-pura menjadi manusia.

Di luar jam kerja

• "Terima kasih atas pesannya. Tim kami aktif Senin sampai Jumat pukul 08.00 sampai 17.00. Pesan Anda sudah kami terima dan akan dibalas pada jam kerja berikutnya."
• "Saat ini kami sedang di luar jam operasional. Untuk pertanyaan umum, asisten otomatis kami tetap bisa membantu sekarang juga."

Selalu beri tahu kapan pelanggan akan mendapat balasan. "Akan segera kami balas" tanpa waktu yang jelas hanya menambah rasa tidak pasti.

Konfirmasi pesanan atau laporan

• "Pesanan Anda sudah kami terima dengan nomor [Nomor Pesanan]. Kami kabari lagi begitu pesanan dikirim."
• "Laporan Anda sudah tercatat dengan kode tiket [Kode Tiket]. Anda bisa menanyakan statusnya kapan saja dengan menyebutkan kode ini."

Pengalihan ke admin

• "Pertanyaan ini perlu dibantu tim kami. Saya sambungkan sekarang, mohon tunggu sebentar."
• "Baik, saya teruskan ke rekan kami. Percakapan ini ikut terbawa, jadi Anda tidak perlu mengulang dari awal."

Saat bot tidak mengerti

• "Maaf, saya belum menangkap maksudnya. Boleh dijelaskan dengan cara lain, atau ketik admin untuk dibantu tim kami."

Jangan biarkan pelanggan terjebak di lingkaran "maaf, saya tidak mengerti". Setelah gagal sekali atau dua kali, tawarkan jalan ke manusia.

Aturan menulis balasan otomatis

1. Pendek. Pesan dibaca di layar ponsel.
2. Satu pesan, satu tujuan. Jangan menggabungkan salam, promo, dan syarat dalam satu balasan.
3. Pakai bahasa yang sama dengan cara Anda berbicara kepada pelanggan sehari-hari.
4. Selalu sediakan jalan keluar ke admin.

Dari balasan baku ke jawaban yang mengerti konteks

Balasan otomatis bawaan WhatsApp Business hanya mengirim teks yang sama kepada semua orang. Kalau pertanyaan pelanggan Anda beragam, chatbot WhatsApp yang menjawab dari materi bisnis akan jauh lebih membantu, karena ia merespons isi pertanyaannya, bukan sekadar mengirim salam.